นโยบายการจัดเก็บและสงวนรักษา

นโยบายการจัดเก็บและสงวนรักษาข้อมูลระยะยาว

1. บทนำ

วารสารสังคมศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ได้ตระหนักถึงความสำคัญของการจัดเก็บและสงวนรักษาข้อมูลทางวิชาการในระยะยาว เพื่อให้มั่นใจว่าผลงานวิชาการที่ตีพิมพ์จะสามารถเข้าถึงได้อย่างถาวรและมีความยั่งยืน โดยวารสารได้ใช้ระบบ ThaiJO (Thai Journal Online) ซึ่งดำเนินการโดยศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (NECTEC) เป็นระบบหลักในการจัดการและจัดเก็บข้อมูลวารสารในระยะยาว

2. วัตถุประสงค์

• เพื่อรักษาความถูกต้องและความสมบูรณ์ของเนื้อหาวารสารในระยะยาว
• เพื่อให้มั่นใจว่าผลงานวิชาการที่ตีพิมพ์จะสามารถเข้าถึงได้อย่างต่อเนื่องแม้ในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด
• เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลจากความล้าสมัยของเทคโนโลยีหรือการเปลี่ยนแปลงของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์
• เพื่อสนับสนุนการอ้างอิงผลงานวิชาการในระยะยาว

3. การจัดเก็บข้อมูลผ่านระบบ ThaiJO

• การจัดเก็บบทความฉบับเต็ม: ทุกบทความที่ตีพิมพ์จะถูกจัดเก็บในรูปแบบไฟล์ PDF ที่สามารถค้นหาข้อความได้ (Searchable PDF)
• การจัดเก็บข้อมูลเมตาดาตา: ข้อมูลบรรณานุกรมและข้อมูลเมตาดาตาที่เกี่ยวข้องของทุกบทความจะถูกจัดเก็บในฐานข้อมูลของระบบ ThaiJO
• การสำรองข้อมูล: NECTEC มีระบบการสำรองข้อมูลแบบอัตโนมัติและมีการเก็บข้อมูลไว้ในหลายพื้นที่เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล
• ความปลอดภัยของข้อมูล: ระบบมีการป้องกันความปลอดภัยที่เหมาะสมเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล

4. มาตรการเสริมสำหรับการจัดเก็บข้อมูลระยะยาว

• การสำรองข้อมูลภายในหน่วยงาน: วารสารจะดำเนินการสำรองข้อมูลทุกฉบับไว้ในระบบจัดเก็บข้อมูลของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยเป็นประจำทุก 6 เดือน
• การจัดเก็บในรูปแบบสื่อสิ่งพิมพ์: วารสารยังคงจัดพิมพ์เป็นรูปเล่มและจัดส่งให้กับหอสมุดแห่งชาติและห้องสมุดของสถาบันการศึกษาที่สำคัญในประเทศไทย
• การจัดทำไฟล์มาตรฐานสำหรับการจัดเก็บระยะยาว: นอกเหนือจากไฟล์ PDF สำหรับการเผยแพร่แล้ว วารสารจะจัดทำไฟล์ในรูปแบบมาตรฐานเปิด (Open Standard Format) เช่น PDF/A สำหรับการจัดเก็บระยะยาว

5. การเข้าถึงข้อมูลที่จัดเก็บ

• การเข้าถึงปัจจุบัน: ผู้ใช้สามารถเข้าถึงบทความทั้งหมดได้ผ่านเว็บไซต์ของวารสารและระบบ ThaiJO
• การเข้าถึงในอนาคต: หากเกิดเหตุการณ์ที่ทำให้ระบบหลักไม่สามารถให้บริการได้ ผู้ใช้จะสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านช่องทางสำรองที่จัดเตรียมไว้โดยจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
• การเข้าถึงในกรณีฉุกเฉิน: ในกรณีที่ระบบออนไลน์ทั้งหมดไม่สามารถให้บริการได้ ผู้ใช้ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลผ่านทางสื่อสิ่งพิมพ์ที่จัดเก็บไว้ในห้องสมุดต่างๆ

6. แผนรองรับการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี

• การอัพเดทรูปแบบไฟล์: มีการติดตามมาตรฐานรูปแบบไฟล์อย่างสม่ำเสมอและอัพเดทไฟล์ที่จัดเก็บให้สอดคล้องกับมาตรฐานปัจจุบัน
• การย้ายข้อมูล: มีแผนสำหรับการย้ายข้อมูลไปยังระบบใหม่หากจำเป็น โดยจะดำเนินการทดสอบและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลอย่างละเอียด
• การร่วมมือกับพันธมิตร: วารสารจะร่วมมือกับ NECTEC และสถาบันอื่นๆ ในการพัฒนาและปรับปรุงเทคโนโลยีสำหรับการจัดเก็บข้อมูลระยะยาว

7. แผนรองรับกรณีฉุกเฉิน

• การสำรองข้อมูลนอกสถานที่: มีการจัดเก็บข้อมูลสำรองไว้ในสถานที่ที่แยกจากระบบหลักเพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูลในกรณีเกิดภัยพิบัติ
• แผนการกู้คืนข้อมูล: มีขั้นตอนการกู้คืนข้อมูลที่ชัดเจนและทดสอบเป็นประจำ
• การประสานงานกับหน่วยงานภายนอก: มีการประสานงานกับ NECTEC และหน่วยงานอื่นๆ เพื่อรองรับกรณีที่ระบบหลักไม่สามารถให้บริการได้

8. การทบทวนและปรับปรุงนโยบาย

นโยบายการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวนี้จะได้รับการทบทวนและปรับปรุงเป็นประจำทุกปี หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญเกี่ยวกับเทคโนโลยีหรือแนวปฏิบัติในการจัดเก็บข้อมูล โดยกองบรรณาธิการวารสารร่วมกับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

9. ข้อมูลการติดต่อ

สำหรับข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะเกี่ยวกับนโยบายการจัดเก็บข้อมูลระยะยาว กรุณาติดต่อ:
กองบรรณาธิการวารสารสังคมศาสตร์
คณะรัฐศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
ถนนพญาไท แขวงวังใหม่ เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330
อีเมล: cusocscij@gmail.com